Kaufen oder bauen: Wann Standardsoftware reicht — und wann nicht

Wenn ein KMU mit seiner Software hadert, fällt der Verdacht schnell auf die Technik. Zu langsam, zu alt, zu kompliziert. Also wird evaluiert, migriert, ersetzt — und ein Jahr später ärgert man sich über dieselben Dinge, nur mit neuem Logo.

Die Frage, die dabei meist gestellt wird, lautet: «Ist diese Software gut?» Die wichtigere Frage lautet: «Passt diese Software zu diesem Unternehmen?» Das sind zwei völlig verschiedene Fragen. Eine Standardlösung ist für einen gedachten Durchschnittsbetrieb gebaut. Ihr Unternehmen ist aber kein Durchschnitt. Es hat eigene Abläufe, eigene Ausnahmen und eigene Gründe, warum etwas so gemacht wird und nicht anders.

Kaufen ist richtig, wenn Ihr Problem ein Standardproblem ist. Das trifft auf mehr Bereiche zu, als Software-Entwickler gerne zugeben: Buchhaltung, Lohnabrechnung, E-Mail und Kalender, ein gängiges CRM für klassische Vertriebsprozesse. Hier sind die Abläufe in allen Unternehmen weitgehend gleich, oft gesetzlich vorgegeben, und die verfügbaren Lösungen sind ausgereift.

Ein guter Test: Unterscheidet sich Ihr Unternehmen in diesem Bereich von Ihren Mitbewerbern? Wenn nicht — wenn die Buchhaltung einfach korrekt sein muss und niemand Ihre Firma wegen ihrer Buchhaltung wählt —, dann kaufen Sie. Eigene Software für ein Standardproblem ist verschwendetes Geld, und wir sagen das auch, wenn wir gefragt werden.

Anders sieht es dort aus, wo Ihr Unternehmen eigene Wege geht. Ein paar Anzeichen dafür, dass eine Standardlösung nicht passt:

Mitarbeitende führen Listen neben dem System, weil wichtige Fälle darin nicht vorkommen. Daten werden zwischen mehreren Werkzeugen von Hand übertragen. Sie bezahlen Lizenzen für ein grosses System und nutzen einen kleinen Teil davon, während der Teil fehlt, den Sie wirklich brauchen. Jede Änderung im Ablauf braucht einen externen Berater oder ist gar nicht möglich. Oder der Ablauf, der nicht ins Werkzeug passt, ist genau der, mit dem Sie Ihr Geld verdienen.

Gerade der letzte Punkt ist entscheidend. Wenn Ihre Art zu arbeiten Ihr Vorteil gegenüber der Konkurrenz ist, dann zwingt eine Standardlösung Sie, genau diesen Vorteil aufzugeben.

Lange war die Antwort trotzdem oft «kaufen», aus einem einfachen Grund: Massgeschneiderte Software kostete ein Vielfaches und brauchte Monate oder Jahre. Das hat sich verschoben. KI-gestützte Entwicklung senkt den Aufwand für eigene Software deutlich, wenn erfahrene Leute sie steuern. Was früher ein grosses Projekt war, ist heute oft überschaubar. Im englischsprachigen Raum wird deshalb wieder laut über «build vs. buy» diskutiert, nach Jahren, in denen für jedes Problem eine SaaS-Lösung als Antwort galt.

In der Praxis ist die Antwort selten entweder oder. Meistens ist es eine Mischung: Standard für die Standardbereiche, eigene Software für den Kern, und saubere Schnittstellen dazwischen, damit niemand Daten von Hand übertragen muss.

Der Punkt ist nicht, alles selbst zu bauen. Der Punkt ist, die Passung zur bewussten Entscheidung zu machen, statt sie dem Zufall des Software-Markts zu überlassen.