Standardsoftware ist selten teuer beim Kauf. Sie wird teuer im Alltag.

Der Preis einer Standardlösung ist klar: Lizenz pro Benutzer, Einführung, vielleicht ein Wartungsvertrag. Er steht auf der Offerte, er wird verglichen, verhandelt und budgetiert.

Was dort nicht steht, sind die Kosten, die danach kommen. Die sieht man erst, wenn man eine Weile mit der Software arbeitet — und dann gelten sie oft nicht mehr als Kosten, sondern als «einfach so».

Sie merken es an kleinen Dingen. Eine Kollegin führt nebenbei eine Excel-Liste, weil das System einen Fall nicht abbildet. Ein Auftrag wird zweimal erfasst, weil zwei Werkzeuge nicht miteinander reden. Ein Ablauf, der in drei Schritten ginge, braucht sieben — weil die Software es so vorgibt.

Einzeln wirkt jede dieser Sachen harmlos. Zusammen sind sie eine Steuer, die Ihr Betrieb Tag für Tag bezahlt. Ein Rechenbeispiel: Wenn fünf Mitarbeitende je eine halbe Stunde pro Tag mit Umwegen verbringen, sind das bei 220 Arbeitstagen rund 550 Stunden im Jahr. Dazu kommen die Fehler an den Bruchstellen: der Datensatz, der in der Excel-Liste aktuell ist und im System nicht, die Rückfrage beim Kunden, weil zwei Stände voneinander abweichen.

Und oft bleibt es nicht bei den Kosten. Was den Umweg nötig macht, lässt sich in einer Standardlösung häufig gar nicht ändern. Sie sind auf das angewiesen, was der Hersteller vorgesehen hat — und der hat Ihren Fall nicht vorgesehen. Der Workaround ist dann keine Übergangslösung, sondern Dauerzustand.

Die zweite Kostenart ist sichtbarer, wird aber selten im Voraus eingerechnet: die Anpassung. Damit eine Standardsoftware zum Betrieb passt, braucht es Customizing, und dafür braucht es Berater, die das jeweilige Produkt kennen. Jede Anpassung muss beim nächsten Update wieder funktionieren. Wer viel angepasst hat, verschiebt Updates — und hat irgendwann eine Version, die niemand mehr anfassen will.

Bei grösseren Systemen dauert schon die Einführung Monate bis Jahre. In dieser Zeit passt sich nicht die Software an das Unternehmen an, sondern das Unternehmen an die Software. Abläufe, die gut funktioniert haben, werden umgebaut, weil das Werkzeug sie anders vorsieht. Und nach einigen Jahren steht die nächste Migration an, weil der Hersteller die Version abkündigt oder das Unternehmen herausgewachsen ist.

Diese Kosten sind unsichtbar, deshalb werden sie selten gegen den vermeintlich günstigen Kaufpreis gerechnet. Ein ehrlicher Vergleich beginnt nicht bei der Offerte, sondern im Alltag. Fragen Sie drei Mitarbeitende, welche Listen sie neben dem System führen, welche Daten sie doppelt erfassen und welche Schritte sie für überflüssig halten. Schätzen Sie, wie viel Zeit das pro Woche kostet. Und fragen Sie nach, welche Anpassungen bei den letzten Updates Probleme gemacht haben.

Rechnet man das zusammen, verschiebt sich das Bild oft deutlich. Was beim Kauf günstig aussah, ist über die Jahre die teurere Variante. Und was zunächst teuer wirkte, weil es passgenau gebaut wird, war am Ende die sparsamere.

Das heisst nicht, dass Standardsoftware falsch ist. Für ein Standardproblem ist sie genau richtig — Buchhaltung und Lohnabrechnung zum Beispiel baut man nicht selbst. Die bessere Frage lautet nur nicht «Was kostet die Lösung?», sondern «Was kostet es, ohne die passende Lösung zu arbeiten?»